Zentrales Kundenportal für Rechnungen, Lieferscheine und QS-Zertifikate

Bei der Kräutermühle steht hochwertige Bioqualität im Mittelpunkt. Das Unternehmen produziert, bearbeitet im Lohn, vermahlt und vertreibt Kräuter, Gewürze und Gewürzmischungen für gewerbliche Abnehmer, die sich auf gleichbleibend gute Ware und verlässliche Nachweise verlassen. Genauso wichtig wie die Produkte selbst ist deshalb die Dokumentation dahinter. Rechnungen, Lieferscheine und QS-Zertifikate begleiten jede Lieferung und sind für die Kunden Pflichtbestandteil ihrer eigenen Qualitätsprozesse.

Aus diesem Anspruch entstand der Wunsch, den Zugriff auf diese Unterlagen so einfach wie möglich zu gestalten. Geschäftskunden sollten Rechnungen, Lieferscheine und QS-Zertifikate jederzeit eigenständig abrufen können, ohne erst beim Vertrieb anfragen zu müssen. Damit war die Idee für ein zentrales Kundenportal geboren, das den persönlichen Kontakt nicht ersetzt, aber von Routineanfragen entlastet.

Im Tagesgeschäft lagen die relevanten Dokumente auf mehrere Systeme verteilt. Rechnungen entstanden in Navision, Bestellungen und Auftragsdaten liefen über Shopware, und Lieferscheine wie QS-Zertifikate waren revisionssicher in Docuware abgelegt. Sobald ein Kunde Unterlagen benötigte, musste jemand aus dem Team die richtige Stelle ansteuern, das passende Dokument heraussuchen und per E-Mail verschicken.

Was bei einer einzelnen Anfrage kaum auffällt, summierte sich über alle Kunden hinweg zu einem stetigen Strom kleiner Aufgaben, der den Vertrieb spürbar belastete. Telefonate und E-Mails, die eigentlich für Beratung und Kundenpflege gedacht waren, wurden für administrative Auskünfte verbraucht. Hinzu kam der Wunsch der Kunden, schneller und unabhängiger an ihre Unterlagen zu kommen, vor allem dann, wenn Audits, Reklamationen oder eigene Buchhaltungsprozesse Druck machten.

Für die Geschäftsführung der Kräutermühle war klar, dass eine neue Lösung nicht einfach eine weitere Insel werden durfte. Die etablierten Werkzeuge im Hintergrund funktionierten gut, sie sollten ihre Rollen behalten und keinesfalls ersetzt werden. Gemeinsam mit Werkdigital entstand daher das Konzept, ein zentrales Kundenportal als verbindende Ebene über die bestehenden Systeme zu legen.

Im Mittelpunkt stand die Frage, wie sich Bequemlichkeit für die Kunden mit der gewachsenen IT-Landschaft des Unternehmens verbinden lässt. Das Portal sollte für jeden Kunden genau die Dokumente bereitstellen, die ihn betreffen, ohne dass jemand intern dafür Daten umsortieren oder pflegen muss. Die Architektur wurde von Anfang an auf eine tiefe Integration mit Shopware, Navision und Docuware ausgelegt, damit Inhalte stets aktuell sind und manuelle Doppelpflege vermieden wird.

Entstanden ist ein Kundenportal, in dem Geschäftskunden der Kräutermühle nach dem Login einen klar strukturierten Blick auf ihre Geschäftsbeziehung bekommen. Rechnungen, Lieferscheine und QS-Zertifikate sind dort jederzeit abrufbar, sortiert nach Auftrag, Datum und Dokumenttyp. Was im Hintergrund noch in Navision, Shopware oder Docuware liegt, wird im Portal in einer einheitlichen Oberfläche zusammengeführt.

Die Anbindung an Shopware sorgt dafür, dass Bestell- und Auftragsdaten direkt mit den passenden Belegen verknüpft sind. Aus Navision fließen die kaufmännischen Dokumente in das Portal, während Docuware die revisionssicheren Lieferscheine und QS-Zertifikate beisteuert. Für die Kunden entsteht der Eindruck einer einzigen, aufgeräumten Anwendung, hinter der drei spezialisierte Systeme effizient zusammenarbeiten. Die Berechtigungen wurden so umgesetzt, dass jeder Kunde ausschließlich seine eigenen Unterlagen sieht. Der Vertrieb behält dabei den Überblick darüber, was im Portal bereitsteht.

Spürbar ist die Veränderung vor allem im Alltag. Die Anfragen nach einzelnen Dokumenten gehen deutlich zurück, weil Kunden ihre Unterlagen selbst dort holen, wo sie sie brauchen. Der Vertrieb gewinnt Zeit zurück, die zuvor in administrative Kleinarbeit geflossen ist, und kann sich wieder stärker um Beratung, Entwicklung und persönliche Kundenbeziehungen kümmern.

Auf Kundenseite ist das Portal zu einem festen Bestandteil der Zusammenarbeit geworden. Wer auf Rechnungen, Lieferscheine oder QS-Zertifikate zugreifen muss, tut das in wenigen Klicks, unabhängig von Geschäftszeiten oder der Verfügbarkeit eines Ansprechpartners. Gerade in Bereichen mit strengen Audit- und Dokumentationsanforderungen entlastet das die Abnehmer und macht die Kräutermühle als Lieferant noch attraktiver.

So überträgt das Kundenportal die vertrauensvolle Partnerschaft, die das Unternehmen über Jahre aufgebaut hat, in eine digitale Kundenbeziehung. Aus einem internen Effizienzthema ist ein echter Wettbewerbsvorteil geworden, der die Bindung an die Kräutermühle stärkt, ohne den persönlichen Charakter der Zusammenarbeit zu verlieren.