Live-Schalten für hybride Events und Hauptversammlungen

Gahrens+Battermann produziert hybride Events seit Jahren auf TV-Niveau. Aus genau dieser Erfahrung wuchs eine klare Überzeugung: Hybride Formate dürfen sich künftig deutlich leichter produzieren lassen, ohne Abstriche bei der Qualität, die Kunden vom Eventdienstleister gewohnt sind.

Statt aufwendiger Anreisen und komplexer Technik vor Ort sollten Speaker und Gäste weltweit digital zugeschaltet werden, gesteuert wie aus einer klassischen TV-Regie.

Daraus entstand die Vision eines Virtual Speaker Managements: einer Plattform, die virtuelle Gäste so organisiert, als säßen sie nebenan im Studio.

So überzeugend die Idee war, so anspruchsvoll präsentierte sich ihre technische Umsetzung. Teilnehmer an verschiedenen Standorten und höchste Ansprüche an Bild und Ton machen jede hybride Produktion zur Großaufgabe, dazu kommen Timings, die auf die Sekunde sitzen müssen.

Bei einem Format wie der „Sportler des Jahres“ verschärft sich die Lage zusätzlich. Hier darf weder eine Verzögerung kaschiert noch ein Zuschalten misslingen, sonst zerfällt der Eindruck eines Live-Erlebnisses auf TV-Niveau.

Hinzu kommt der Kostenfaktor. Klassische Setups erfordern, dass Personal und Technik weltweit koordiniert und vor Ort gebracht werden, ein Aufwand, der bei jeder neuen Veranstaltung von Neuem anfällt.

In dieser angespannten Lage kam Werkdigital an Bord. Zwei Monate vor der Veranstaltung lag die Anfrage auf dem Tisch: eine Idee, die überzeugte, kombiniert mit einem Zeitfenster, das sportlich war.

Innerhalb weniger Wochen sollte eine Lösung entstehen, die nicht nur technisch funktioniert, sondern unter Live-Bedingungen mit Prominenz und Millionenpublikum zuverlässig performt.

Die Aufgabe ließ sich nicht in saubere Phasen aufteilen. Konzept und Entwicklung mussten parallel laufen, jeder Zwischenstand wurde unmittelbar getestet, ohne Spielraum für Fehler im späteren Live-Betrieb.

In nur acht Wochen entstand, was zu Beginn kaum machbar schien: eine Web-Anwendung, die das gesamte Management virtueller Speaker digital abbildet.

In vier agilen Sprints baute das Werkdigital-Team eine Plattform, die bis zu 50 Gäste gleichzeitig verwalten kann. Aufgebaut wie eine Fernsehregie, nur dass die Studios der Beteiligten überall auf der Welt stehen können.

Die Bedienung blieb dabei bewusst schlank. Speaker wählen sich mit einem Klick ein, durchlaufen einen geführten Check für Bild und Ton und warten anschließend in einem virtuellen Greenroom auf ihren Einsatz. Von dort schaltet die Regie sie gezielt auf die digitale Bühne.

Auf Seiten der Gäste wie im Hintergrund bei den Event-Verantwortlichen bleibt die Oberfläche verständlich und auf das Wesentliche reduziert.

Die Veranstaltung „Sportler des Jahres“ wurde zur Bewährungsprobe und zugleich zum Beleg, dass das Konzept trägt. Die Veranstaltung lief reibungslos, mit weltweit zugeschalteten Gästen und dem gewohnt hochwertigen Erscheinungsbild von Gahrens+Battermann.

Der größte Hebel zeigte sich auf der Kostenseite. Was früher Anreisen und aufwendige Vor-Ort-Technik bedeutete, lässt sich nun zentral aus einer Plattform heraus steuern. Das technische Personal arbeiten remote, wo immer sie sich gerade befinden, gesteuert wird alles aus der digitalen Regie.

Damit verändert die Lösung die Spielregeln für hybride Großveranstaltungen. Gahrens+Battermann produziert Events heute flexibler und skalierbarer, ohne Abstriche bei Qualität oder Professionalität.

Das Virtual Speaker Management ist in dieser Form weltweit einzigartig und zeigt, wie digitale Plattformen selbst komplexe Live-Formate beherrschbar machen, ohne dass das Erlebnis darunter leidet.