KI-Chatbot zur automatisierten Erfassung von Tagespreisen

Im internationalen Großhandel mit Haselnüssen wird der Takt nicht von Quartalsplänen vorgegeben, sondern von Tagespreisen. Wer hier mithalten will, muss regelmäßig bei Lieferanten und Produzenten nachfragen und die eigene Position immer wieder neu justieren. Bei Birlin Mühle laufen diese Gespräche traditionell über Telefon und E-Mail, ergänzt um WhatsApp, das sich in den vergangenen Jahren zu einem ebenso selbstverständlichen Kanal entwickelt hat.

So vielfältig diese Kanäle im Tagesgeschäft sind, so anspruchsvoll werden sie im Hintergrund. Jede Preisangabe muss nachgefasst und sauber abgelegt werden, bevor sie für interne Entscheidungen wirklich brauchbar ist. Egal ob sie als kurzer Anruf, als E-Mail mit Preisliste im Anhang oder als WhatsApp-Nachricht hereinkommt. Was nach außen wie ein unkomplizierter Dialog mit den Lieferanten wirkt, ist intern ein stiller, aber stetig wachsender Verwaltungsaufwand.

Im Tagesgeschäft trafen die Preise in jeder erdenklichen Form ein. Telefonisch zwischen zwei Terminen genannt, als kurze WhatsApp-Nachricht, als Foto einer handschriftlichen Notiz, als E-Mail-Anhang mit aktueller Preisliste. Wer den Überblick behalten wollte, musste sich durch all diese Kanäle arbeiten, die Informationen sortieren, in Tabellen übertragen und parallel im Hinterkopf behalten, welche Angaben noch fehlten oder schon wieder überholt waren.

Damit zeigte sich ein Paradox, das viele mittelständische Unternehmen kennen: Bei der Informationsbeschaffung war Birlin Mühle dank moderner Kanäle deutlich schneller geworden, verlor aber intern viel Zeit beim Nachfassen und Ablegen. Ein wichtiges Angebot konnte zwischen hunderten Nachrichten untergehen, Rückmeldungen verzögerten sich um Stunden, und am Ende stützten sich Entscheidungen mitunter auf Zahlen, die schon nicht mehr ganz aktuell waren. In einem Markt, in dem Tagespreise im Stundentakt verhandelt werden, wurde aus dem ursprünglichen Geschwindigkeitsvorteil ein zunehmend teurer Engpass.

Für die Geschäftsführung war die Leitfrage längst klar: Wie lässt sich schneller und effizienter entscheiden, ohne dass das Team dahinter weiterhin als manuelles Übersetzungsbüro arbeiten muss? Gemeinsam mit Werkdigital fiel der Entschluss, den Prozess nicht nur zu glätten, sondern grundlegend neu zu denken.

Die Antwort sollte keine zusätzliche Software sein, die den Partnern eine neue Oberfläche aufzwingt, und auch keine oberflächliche Integration, die nur an den Symptomen kratzt. Geplant wurde ein Konzept, das die vertrauten Kommunikationskanäle vollständig beibehält und die strukturierte Datenerfassung leise im Hintergrund übernimmt. Für die Partner sollte sich am Ablauf nichts Spürbares verändern, intern dagegen umso deutlicher.

Heute übernimmt ein KI-gestützter Chatbot die Aufgabe, die zuvor mehrere Mitarbeitende parallel beschäftigt hat. Er fragt selbstständig per WhatsApp die benötigten Tagespreise bei den Lieferanten an und führt den Dialog in einem Ton, der zum gewohnten Umgang bei Birlin Mühle passt.

Die Rückmeldungen kommen in genau der Form, in der die Lieferanten ohnehin antworten: als kurze Textnachricht, als Foto einer Preisliste oder als angehängte Datei. Der Bot interpretiert sie alle, prüft die Werte auf Plausibilität und überträgt sie strukturiert in die zentrale Datenbank des Unternehmens. Fehlt eine Angabe oder wirkt ein Wert ungewöhnlich, hakt er freundlich nach, statt fehlerhafte Informationen ungeprüft weiterzureichen. Für die Lieferanten bleibt das vertraute Gesprächserlebnis erhalten, im Hintergrund entsteht eine saubere, jederzeit auswertbare Datenbasis.

Was früher über Telefonate, E-Mails und Chatverläufe verteilt war, steht dem Team von Birlin Mühle heute auf Knopfdruck zur Verfügung. Marktbewegungen lassen sich schneller einordnen, Angebote zügiger beantworten. Entscheidungen ruhen wieder auf einer Datenbasis, die nicht erst mühsam zusammengetragen werden muss.

Im Tagesgeschäft bedeutet das spürbar weniger manuelles Nachfassen und Ablegen. Entscheidungsrelevante Informationen stehen unmittelbar bereit, und weil der Bot Angaben automatisch auf Plausibilität prüft, ist auch die Qualität der Daten merklich gestiegen. Die Prozesse skalieren mit dem Geschäft, ohne dass der Verwaltungsaufwand mitwächst, und das Team gewinnt viel Zeit für Kunden und Kerngeschäft zurück.

So zeigt das Projekt, wo KI im Mittelstand ihren größten Nutzen entfaltet. Nicht in spektakulären Zukunftsvisionen, sondern in der Automatisierung der Routineaufgaben, die jeden Tag Zeit kosten. Für Birlin Mühle hat sich daraus ein zuverlässiger „KI-Mitarbeiter“ entwickelt, der einen wesentlichen Teil der Tagespreisarbeit übernimmt und das Team genau dort entlastet, wo es bisher die meisten Stunden gekostet hat.